O que este artigo resolve #
Gerar, todo mês, o arquivo de lançamentos que o contador importa no Domínio, conferir se ele está completo e se o saldo dos bancos vai bater do lado de lá.
Antes de começar #
O arquivo usa o plano de contas do contador: cada cadastro do Qubex precisa dizer qual é a conta dele no Domínio. Peça a lista ao contador e confira:
- Plano de contas (Contábil › Plano de Contas): cada conta com o código que ela tem no Domínio, no campo CodigoExterno.
- Contas padrão de cliente e fornecedor (Contábil › Configurações Contábeis, aba Dados Gerais): Conta Contábil Default – Cliente e Conta Contábil Default – Fornecedor.
- Naturezas (Financeiro › Cadastros › Natureza) e contas financeiras (Financeiro › Cadastros › Conta Financeira): o campo Plano de Contas de cada uma. Veja Contas financeiras.
- Filial (Contábil › Filiais): o Código no sistema contábil — como o contador identifica o CNPJ. Ele vai na coluna Matriz/Filial do arquivo.
Não precisa acertar tudo antes da primeira exportação. A própria tela lista o que falta, com o botão para corrigir — veja As pendências abaixo.
Passo a passo #
- Abra Contábil › Lançamentos Contábeis.
- Se a empresa tem mais de um CNPJ, escolha a Filial (CNPJ). Sai um arquivo por CNPJ, porque a escrituração no Domínio é por CNPJ. Com um CNPJ só, o campo nem aparece.
- Preencha Data Inicial e Data Final — normalmente o mês fechado.
- Confira o switch Exportar centro de custo (veja abaixo).
- Clique em Gerar Preview.
- Leia os três cartões, a conferência dos bancos e as pendências (abaixo).
- Clique em Download Excel ou Download CSV e mande o arquivo ao contador.
Os dois formatos trazem as mesmas 10 colunas do layout de importação do Domínio: Data, Cód. Cta. Débito, Cód. Cta. Crédito, Valor, Histórico, Complemento Histórico, Lote, Matriz/Filial, Centro Débito e Centro Crédito.
Como o Qubex monta os lançamentos #
O regime é de competência: o fato entra no mês em que aconteceu, não no mês em que o dinheiro andou. Cada movimento do financeiro vira um ou dois lançamentos:
| O que aconteceu | Entra pela | Débito × Crédito |
|---|---|---|
| Título lançado (a receber ou a pagar), mesmo em aberto | data do documento | natureza × cliente/fornecedor |
| Título baixado | data real, só depois de compensado | cliente/fornecedor × banco |
| Pago ou recebido no mesmo dia do documento | essa data | natureza × banco, direto |
Por isso uma despesa de agosto paga em setembro aparece no arquivo de agosto (a despesa) e no de setembro (o pagamento). A DRE do contador fica no mês certo, e o fornecedor zera quando o título é pago.
Mais três regras:
- Título rateado gera uma linha por natureza.
- Retenção (IRRF, ISS, PIS/COFINS/CSLL…) sai em linha própria, e a receita vai pelo valor bruto da nota. O cliente fecha em zero do lado do contador.
- Conta do parceiro: se o cadastro do parceiro está sem plano de contas, vale a conta padrão de cliente ou de fornecedor, conforme o título seja de entrada ou de saída. Só preencha o plano de contas no parceiro se o contador usa uma conta própria para ele.
Centro de custo #
Ligado, o switch Exportar centro de custo faz duas coisas:
- o centro de custo vai nos dois lados de todo lançamento — inclusive banco, fornecedor e cliente;
- a baixa de um título rateado se divide por centro de custo.
É o que faz cada centro de custo fechar sozinho no Domínio: o fornecedor do projeto A zera dentro do projeto A.
O padrão do switch vem do cadastro da filial (Contábil › Filiais, Exportar centro de custo), para ninguém esquecer de ligar no mês da pressa.
⚠️ Antes de ligar, confirme com o contador que o plano de contas dele aceita centro de custo nas contas de balanço (banco, clientes, fornecedores). Em alguns planos isso é configurado conta a conta no Domínio.
As pendências #
Cadastro sem conta contábil não trava o download: o lançamento sai do arquivo e aparece numa tabela, com o caminho para corrigir.
Como ler:
- Fora do arquivo (terceiro cartão): quantos lançamentos ficaram de fora e o valor. Verde, “Nenhum — cobertura completa”, é o arquivo pronto.
- Onde corrigir: a tela onde o problema se resolve — Natureza, Parceiro, Conta financeira, Plano de contas ou Configurações Contábeis.
- Problema: “sem conta contábil”, “não configurada” (conta padrão) ou “conta contábil sem código externo (Domínio)”.
- Movimentos: os lançamentos afetados, cada um com link.
- Corrigir: abre o cadastro numa aba nova. Corrija, volte e clique em Gerar Preview de novo.
A conferência dos bancos #
O quadro Saldo dos bancos no Domínio × Qubex compara, para cada conta contábil de banco, quanto ela muda no período segundo o arquivo e segundo o Qubex.
- todos conferem: o saldo do banco no Domínio vai bater com o extrato.
- com diferença: algum pagamento ou recebimento ficou fora do arquivo — quase sempre por uma pendência. No exemplo do print 3, a diferença de R$ 380,00 é exatamente o pagamento da natureza sem conta. Corrigida a pendência, o quadro passa a “todos conferem”.
Duas contas financeiras que apontam para a mesma conta contábil aparecem numa linha só — no Domínio elas já são uma.
O que isso muda no seu negócio #
O contador recebe um arquivo que já fecha: a despesa no mês em que aconteceu, o cliente zerando pela nota bruta e o banco batendo com o extrato. Menos e-mail de “falta isso”, menos lançamento refeito do lado de lá.
Quando dá errado #
“Nenhum lançamento de … no período.” Não há movimento nesse CNPJ nas datas escolhidas. Confira o período e, com mais de um CNPJ, a filial.
Aviso “Período aberto”. O arquivo é gerado na hora, a partir dos movimentos: se alguém editar um lançamento do período, o próximo arquivo sai diferente — e importar duas versões duplica no Domínio. Exporte depois de fechar o financeiro do mês (Contábil › Configurações Contábeis, aba Financeiro, Financeiro fechado até).
Aviso “está sem código no sistema contábil”. A filial não tem o código do CNPJ no Domínio, e a coluna Matriz/Filial sai em branco. Use o botão Corrigir do aviso.
