--- title: Lançar uma despesa com o comprovante description: Como registrar um gasto pago em nome do cliente, com o comprovante anexado, para que ele entre na próxima cobrança. url: "https://unesolutions.com.br/docs/lancar-despesa/" updated: "2026-08-27" category: Usando o Qubex / Financeiro --- # Lançar uma despesa com o comprovante Registrar um gasto pago em nome do cliente, com o comprovante anexado, para que ele entre na próxima cobrança. **Está no celular, com o recibo na mão?** Vá direto para [Lançar uma despesa pelo celular](https://unesolutions.com.br/docs/despesa-pelo-celular/) — é a versão de trinta segundos. Este artigo é a referência completa, para quem também confere e fecha. ## Antes de começar Vale entender o modelo — leva dois minutos: [Despesas reembolsáveis](https://unesolutions.com.br/docs/despesas-reembolsaveis/). O resumo: cada comprovante vira uma linha, e a decisão de cobrar ou absorver é sua, despesa por despesa. Se a tela avisar que **não há tipo de despesa configurado**, a configuração inicial ainda não foi feita — ela está descrita naquele mesmo artigo e é feita uma vez só. ## Passo a passo ### 1. Abra a tela e comece pelo comprovante **Financeiro › Operações › Despesas Reembolsáveis**, e clique em **Lançar despesa**. Repare que *Lançar despesa* não é item de menu: é um botão dentro da lista. O menu tem três entradas — **Despesas Reembolsáveis**, **Fechar Despesas** e **Reembolsar Despesas** — e as outras ações saem de dentro delas. O primeiro campo é o **Comprovante**, e isso é de propósito: o gesto que inicia o lançamento é a foto da guia, do recibo ou do ticket. Anexe e a prévia aparece ao lado — dá para conferir o valor lendo o próprio documento enquanto digita. Vale a pena anexar sempre. Três meses depois, quando o cliente perguntar de onde saiu aquele valor, o comprovante está a um clique na linha. ![Tela de lançamento de despesa do Qubex com o comprovante anexado e o tipo de despesa selecionado](https://unesolutions.com.br/wp-content/uploads/2026/08/qubex-despesa-lancar-scaled.png) A prévia do comprovante fica ao lado dos campos: dá para conferir o valor lendo o próprio documento. ### 2. Escolha o tipo de despesa Os tipos aparecem como botões, agrupados pela categoria que você cadastrou — Deslocamento, Custas e taxas, Diligência. Um clique seleciona. Se o tipo tiver **preço unitário** cadastrado, o campo **Quantidade** aparece e o valor é calculado. É o caso da quilometragem: digite 84 e o valor sai R$ 168,00, ao preço por km do cadastro. Nos demais, o campo Quantidade fica escondido e você informa só o valor. ### 3. Preencha valor, data e descrição - **Valor** — o que está no comprovante. - **Data da despesa** — a data em que ela **ocorreu**, não a de hoje. Comprovante que chega atrasado é o normal, e o Qubex lida com isso: o fechamento pega tudo que ainda está aberto, independentemente de quando foi digitado. - **Descrição** — uma linha em português. Ela **vai impressa na Nota de Débito** que o cliente recebe, então escreva pensando em quem vai ler: "Guia de custas — distribuição da inicial" diz mais do que "custas". ### 4. Diga de quem é O interruptor **Cobrar do cliente** já vem ligado. Com ele ligado, escolha o **Cliente** que vai reembolsar. Desligue quando o escritório for **absorver** o gasto. O campo de cliente some, e o que passa a importar é o **Centro de custo** — é ele que responde de onde saiu o dinheiro. ### 5. Complete o que ajuda depois Três campos são opcionais e todos rendem depois: - **Caso / Processo** — o número do processo ou a referência do caso. É o que permite responder "quanto este caso já custou", e ele sai na linha da Nota de Débito. - **Centro de custo** — para a despesa aparecer no lugar certo do relatório. - **Quem adiantou** — o colega ou o correspondente que pôs do próprio bolso. Não é quem lançou: é a quem o escritório deve. Deixe em branco quando o escritório pagou direto. É esse campo que coloca a pessoa na fila de [Pagar quem adiantou do próprio bolso](https://unesolutions.com.br/docs/reembolsar-adiantamento/). ### 6. Salve Clique em **Lançar despesa**. A tela **volta em branco**, pronta para o próximo comprovante — ela foi feita para lançar em série, não uma vez por dia. ## Como conferir Em **Financeiro › Operações › Despesas Reembolsáveis**, quatro cartões resumem o período: - **Total lançado** — tudo, com a contagem de lançamentos - **A cobrar** — aberto, esperando fechamento - **Faturado** — já entrou numa Nota de Débito - **Absorvido** — o que o escritório não vai cobrar As três últimas fatias **somam o total**. Se não somarem, alguma coisa está fora do lugar — é essa conta que substitui o "confere com a planilha". ![Lista de Despesas Reembolsáveis do Qubex com os quatro cartões: Total lançado, A cobrar, Faturado e Absorvido](https://unesolutions.com.br/wp-content/uploads/2026/08/qubex-despesas-lista-v2-scaled.png) R$ 96,00 a cobrar + R$ 1.518,00 faturado + R$ 103,00 absorvido = R$ 1.717,00 lançado. A linha se auto-confere. Cada linha mostra ainda a situação (**Aberta**, **Não cobrar**, **Faturada**) e, quando já faturada, **em qual pedido e competência** ela entrou. ## O que isso muda no seu negócio O que se perde não é o controle: é a cobrança. Despesa lançada no dia, com comprovante, é despesa que chega na fatura do mês. A alternativa — juntar recibo no fim do mês — é como o dinheiro escapa. ## Quando dá errado **Escolhi o tipo e o valor mudou sozinho.** O tipo tem preço unitário cadastrado e a tela multiplicou pela quantidade. Ajuste a quantidade, ou use um tipo sem preço padrão. **Não consigo editar uma despesa.** Depois de fechada, **valor, tipo, cliente e data** ficam travados — a Nota de Débito já saiu com esses números e o cliente já recebeu o documento. Para mexer neles é preciso desfazer o fechamento; veja [Fechar o mês e cobrar as despesas](https://unesolutions.com.br/docs/fechar-despesas/). **Mas "Quem adiantou" continua editável.** Esse campo é da outra ponta: não entra na Nota de Débito e não muda o valor cobrado. Na própria lista, clique no **lápis** ao lado do nome de quem adiantou e corrija — ou deixe vazio, se foi o escritório que pagou direto, e a despesa sai da fila de reembolso. Ele só trava quando o reembolso é **pago**: aí a linha passa de **a reembolsar** para **reembolsado**. É o caso real de quem lança no corredor: a despesa saiu apontando um advogado, a cobrança já foi ao cliente, e só depois se descobriu que quem pagou foi o escritório. Dá para arrumar sem desfazer nada. Uma ressalva: o lápis só aparece em despesa que **já tem alguém marcado**. Se ela foi faturada com o campo vazio, não há como preencher depois por esta tela. **Lancei por engano.** Se ainda estiver aberta, dá para editar ou excluir na própria lista. Se a intenção é só não cobrar, prefira desmarcar **Cobrar do cliente** — o registro se mantém e o custo continua visível. ## Relacionado - [Despesas reembolsáveis](https://unesolutions.com.br/docs/despesas-reembolsaveis/) - [Fechar o mês e cobrar as despesas](https://unesolutions.com.br/docs/fechar-despesas/) - [Lançar uma despesa pelo celular](https://unesolutions.com.br/docs/despesa-pelo-celular/) - [Pagar quem adiantou do próprio bolso](https://unesolutions.com.br/docs/reembolsar-adiantamento/) - [Parceiros no Qubex](https://unesolutions.com.br/docs/parceiros-no-qubex/)