Cobrar do cliente um valor que não é receita sua — custas, taxas, despesas adiantadas — sem emitir nota fiscal e sem pagar ISS sobre dinheiro que é apenas repasse.
O problema, com um exemplo de escritório #
Um escritório de advocacia fecha o mês com um cliente e tem duas coisas a cobrar:
- R$ 4.500,00 de honorários — isso é serviço prestado, é receita, e sai em NFS-e com ISS.
- R$ 1.250,00 de custas judiciais e diligências que o escritório adiantou — isso não é receita. É dinheiro do cliente que passou pela conta do escritório.
Se você colocar os dois na mesma nota fiscal, está declarando R$ 5.750,00 de receita de serviço e pagando ISS sobre R$ 1.250,00 que nunca foram seus. Se não cobrar, o dinheiro fica no prejuízo.
A saída é o segundo documento: a Nota de Débito.
O que a Nota de Débito é (e o que não é) #
A ND não substitui a nota fiscal — ela complementa. No mesmo mês, o mesmo cliente recebe as duas coisas: a NFS-e dos honorários e a ND do reembolso.
E ela não é um documento fiscal:
- não recolhe ISS
- não passa pela prefeitura — não há autorização, protocolo nem cancelamento junto ao fisco
- a numeração é sua, do próprio Qubex, em sequência separada da NFS-e
- o PDF não é espelho de nada: ele é o documento
Por isso ela é instantânea. Você clica e a ND existe — não há “Processando”.
É a segunda saída do faturamento, e é muito usada por escritórios de advocacia e de contabilidade, onde repasse de custas, taxas e guias faz parte da rotina.
Antes de começar #
- O cliente precisa de cadastro com nome e documento: Parceiros no Qubex
- O item de reembolso precisa de Natureza no cadastro (não precisa de LC 116, já que não é serviço tributado): Produtos e serviços: a aba Fiscal
- E a configuração de uma vez só, descrita no fim deste artigo.
Passo a passo #
- No pedido, marque a competência que vai sair como reembolso. No campo Documento de saída, escolha Nota de Débito em vez de NFS-e. A competência passa a exibir o selo ND.
- Abra Comercial › Central de Faturamento e filtre a competência.
- Marque a linha com o selo ND e clique em Gerar Nota de Débito.
- Confira o resumo, escreva as Observações do documento (texto livre do cabeçalho — a descrição de cada linha vem da competência) e clique em Emitir Nota de Débito.
- Pronto. A mensagem confirma o número, o total e quantos títulos a receber foram gerados — algo como “Nota de Débito 000001 emitida — 1 competência(s), R$ 1.250,00, 1 título(s) a receber.”
- Na tela da nota você tem Baixar PDF para mandar ao cliente e Ver título a receber para ir direto ao financeiro.
A ND é sempre agrupada. Se o mesmo cliente tem três competências de reembolso no mês, marque as três: sai uma nota de débito, com as três linhas discriminadas. Não existe “uma ND por competência”.
O que isso muda no seu negócio #
Você para de pagar ISS sobre dinheiro que não é seu, e o reembolso deixa de sumir no meio dos honorários — no relatório, receita de serviço e repasse ficam em naturezas diferentes, que é como o contador precisa ver.
Configuração (uma vez só) #
Na primeira emissão o Qubex avisa se faltar algo. São dois pontos, em Contábil › Configurações › Financeiro:
- Tipo de Documento Financeiro da Nota de Débito — crie um tipo próprio (por exemplo, código
ND, descrição “Nota de Débito”) em Cadastros › Tipo Documento e depois aponte a configuração para ele. Criar o tipo não basta: a mensagem de erro avisa exatamente isso. - Conta Financeira de entrada — onde o título a receber vai cair. Pode ser a da filial ou o padrão da empresa.
Quando dá errado #
“Selecione o Tipo de Documento Financeiro da Nota de Débito”. É a configuração acima. O tipo existe no cadastro, mas a configuração não está apontando para ele.
“Configure a Conta Financeira de entrada”. Mesma tela, campo ao lado.
“As competências são de filiais diferentes”. Uma ND tem um emitente só. Agrupe por CNPJ e emita uma para cada.
O cliente pediu cancelamento. Na tela da nota, Cancelar nota. Como não há prefeitura envolvida, o cancelamento é imediato e desfaz tudo de uma vez — inclusive o título a receber. A competência volta a ficar disponível.
Selecionei a linha e o botão não fez nada. Confira se a competência está mesmo marcada como ND no pedido. O botão Gerar Nota de Débito só atua sobre competências com esse selo; as de NFS-e seguem pelo caminho da nota fiscal.
