Pagar o advogado, o colaborador ou o correspondente que pôs a despesa no próprio bolso — gerando o título a pagar de uma vez, por pessoa.
Antes de começar #
As despesas precisam ter o campo Quem adiantou preenchido — veja Lançar uma despesa com o comprovante. Sem ele o Qubex não tem a quem pagar, e a despesa não aparece nesta fila.
Esta fila não tem nada a ver com a cobrança #
É a parte que mais confunde, e é a mais importante:
Quem gastou do próprio bolso tem a receber — o cliente tendo sido cobrado ou não. Inclusive nas despesas que o escritório decidiu absorver.
Faz sentido quando você separa os dois fatos. O colega adiantou R$ 68,00 de estacionamento e cópias; o escritório olhou o valor e decidiu não cobrar do cliente. A decisão de absorver é do escritório com o cliente — ela não muda em nada o fato de que o colega está com R$ 68,00 a menos na conta dele.
Por isso a coluna Receita desta tela (Faturada, Não cobrar, Aberta) é só contexto. Ela está ali para você entender de onde veio o gasto, não para decidir se paga.
No desenho, é o caminho de baixo — ele sai da mesma despesa que o de cima e nunca se junta de volta:
Passo a passo #
1. Abra a fila #
Financeiro › Operações › Reembolsar Despesas — ou o botão Reembolsar, na lista de despesas.
O campo Despesas até funciona como no fechamento: é um corte, e traz tudo que ainda não foi reembolsado até aquela data.
Cada pessoa vira um bloco, com o que ela tem a receber somado no topo.
2. Confira e escolha o vencimento #
Desmarque o que não deve entrar agora. O rodapé acompanha: Selecionado: R$ x (n).
O campo Vencimento é a data em que você pretende pagar — é ela que vai para o título.
3. Gere o título #
Clique em Gerar título a pagar para [nome]. O Qubex responde com o que fez: “Reembolso de R$ 450,00 para Camila Rosseto Vidal — título a pagar gerado.”
Uma pessoa por vez, como no fechamento. Os outros blocos continuam esperando.
Na lista de despesas, as linhas pagas passam a exibir o selo reembolsado ao lado do nome de quem adiantou.
O que acontece no Financeiro #
Nasce um título a pagar (movimento de saída, em aberto), com:
- Valor — a soma das despesas marcadas daquela pessoa
- Parceiro — quem adiantou
- Vencimento — a data que você informou
- Natureza — a natureza de saída da configuração
- Tipo de documento — o tipo interno da configuração; o campo Documento fica vazio de propósito, porque não existe nota nem número: o documento é o comprovante que já está anexado na despesa
Daí em diante ele é um título como outro qualquer: entra no fluxo de caixa projetado, aparece no contas a pagar e é baixado quando o pagamento sair.
Por que a natureza é a mesma dos dois lados #
O que o cliente reembolsa entra e o que você paga a quem adiantou sai, e os dois caem na mesma natureza. É de propósito: assim o grupo de valores de terceiros se anula em vez de inflar receita de um lado e despesa do outro.
Dinheiro de passagem tem que aparecer como passagem. Se as duas pernas caíssem em naturezas diferentes, o mesmo R$ 450,00 apareceria como receita numa linha e como custo em outra — e o resultado do mês ficaria certo por acidente, com as duas linhas erradas.
Configuração #
Três campos em Contábil › Configurações › Financeiro, preenchidos uma vez:
- Natureza de saída (reembolso) — a perna de saída do par. Aponte para a mesma natureza de repasse usada nos produtos de despesa.
- Conta Financeira de Saída — a conta de onde o pagamento vai sair.
- Tipo de Documento Financeiro — Reembolso / Pagas — e aqui vai o detalhe que trava a primeira tentativa: esse tipo precisa ter “Exige documento” desmarcado, porque não há nota nem número. Os tipos usados pela NF, pela Nota de Débito e pela NF de Entrada não servem — os três estão amarrados a um documento que tem número. Crie um tipo próprio, algo como “RD — Reembolso de despesas”.
O que isso muda no seu negócio #
O dinheiro que o colega adiantou costuma virar conversa de corredor e demora semanas para ser devolvido — quando é. Aqui ele é um título com vencimento, igual a qualquer fornecedor.
E para o escritório, a conta finalmente fecha dos dois lados: o que entra de reembolso e o que sai para quem adiantou vivem na mesma natureza e se anulam.
De onde veio este título #
Depois de gerado, o título carrega a própria origem. Abra ele em Financeiro › Operações › Movimentos e o card Reembolso de despesas (origem) mostra as despesas que ele paga, uma a uma, com comprovante.
Vale ler a frase que esse card traz, porque ela desfaz a confusão mais comum: “O cliente de cada linha é o contexto do gasto — não quem recebe.” O parceiro do título é quem adiantou; o cliente que aparece nas linhas está ali só para você saber de onde veio cada gasto.
É também deste card que sai o botão Estornar reembolso — e o lugar faz sentido: quem quer desfazer está olhando exatamente para o título que quer desfazer.
Quando dá errado #
A pessoa não aparece na fila. As despesas dela estão sem o campo Quem adiantou preenchido, ou já foram reembolsadas. Confira na lista de despesas: as pagas mostram o selo reembolsado.
“Configure a Natureza de saída das despesas reembolsáveis”. É o primeiro dos três campos de configuração acima. A mensagem já diz o caminho.
“Conta de saída é obrigatória”. Falta a Conta Financeira de Saída na mesma tela de configuração.
Gerei o título para a pessoa errada. Dá para desfazer. Abra o título e clique em Estornar reembolso, no card descrito acima. Antes de confirmar, o Qubex avisa quantas despesas voltam para a fila. O título é excluído e as despesas ficam prontas para um novo lançamento — elas não são apagadas, só deixam de estar reembolsadas.
