Entender como o Qubex trata o dinheiro que você adianta pelo cliente — custas, taxas, deslocamento, diligências — e como isso vira cobrança sem virar receita de serviço.
Repasse não é receita #
Quando o escritório paga uma guia de custas de R$ 780,00 pelo cliente e depois cobra os mesmos R$ 780,00, nada disso é faturamento. É dinheiro de passagem: entrou e saiu pelo mesmo valor.
É por isso que essa cobrança não sai em nota fiscal de serviço. Nota fiscal de serviço declara serviço prestado e recolhe ISS; um reembolso não é serviço e não tem ISS a recolher. A saída certa é a Nota de Débito — que numera, gera o título a receber e produz o PDF, sem passar pela prefeitura.
Misturar os dois é caro nos dois sentidos: pagar ISS sobre repasse é imposto a mais, e somar repasse à receita é margem que parece existir e não existe.
O grão: um comprovante, uma linha #
A regra que organiza tudo: cada comprovante vira uma linha, com um valor só.
Isso parece óbvio até você ver a planilha que a maioria dos escritórios usa, com colunas separadas para custas, deslocamento, cópias, diligência e correspondente. Na prática, cada linha tem uma dessas colunas preenchida — as outras ficam vazias. O Qubex assume isso desde o começo: o tipo da despesa é um campo, não uma coluna.
Uma diligência de R$ 120,00 e uma guia de custas de R$ 780,00 são dois lançamentos. Não existe “lançamento do mês” com várias despesas dentro. O agrupamento acontece depois, sozinho, no fechamento.
Duas decisões por despesa #
Toda despesa lançada responde duas perguntas, e elas são independentes:
- De quem é? — o cliente que vai reembolsar.
- Cobrar ou absorver? — nem todo gasto vira cobrança. O estacionamento de R$ 35,00 pode não valer a conversa com o cliente.
Quando você desmarca Cobrar do cliente, a despesa continua registrada e continua aparecendo nos relatórios — ela só não entra no fechamento. É o que o Qubex chama de absorvida: o escritório engoliu o custo, e o número fica visível em vez de sumir.
Nesse caso o campo de cliente pode ficar em branco (a lista mostra “Do escritório”), e quem responde “de onde saiu esse dinheiro” passa a ser o Centro de custo.
O caminho completo #
Lendo da esquerda para a direita:
- A despesa nasce no Financeiro, com o comprovante anexado.
- Se está marcada para cobrar, ela espera o fechamento — que agrupa por cliente e por período.
- O fechamento cria uma competência no pedido do cliente, com o valor travado na soma das despesas.
- A competência sai como Nota de Débito itemizada: uma linha para cada despesa, com tipo, descrição e processo.
- A emissão gera o título a receber e o PDF, guardado no Vault.
- Em paralelo, e sem depender de nada disso: se alguém adiantou do próprio bolso, a despesa entra na fila de reembolso e vira um título a pagar para essa pessoa.
O que dá o resultado prático: o cliente recebe um documento com o detalhe de tudo, e o financeiro tem um título para cobrar.
Os dois lados do mesmo gasto #
Há um segundo campo que confunde à primeira vista: Quem adiantou.
São duas coisas diferentes e elas não se cancelam:
- De quem é — quem vai me pagar. É a ponta da receita.
- Quem adiantou — a quem eu devo. O advogado que pôs do próprio bolso, ou a correspondente de outra comarca que ainda vai emitir a nota dela.
Cancelar a cobrança do cliente não apaga o que o colega adiantou. São ciclos separados, com prazos separados — e o Qubex mantém a fila de quem tem a receber independente do faturamento: quem gastou do próprio bolso tem a receber mesmo nas despesas que o escritório resolveu absorver.
Essa fila tem tela própria e artigo próprio: Pagar quem adiantou do próprio bolso.
Quando o escritório paga direto — cartão da empresa, transferência — não há adiantamento de ninguém: o lançamento do Financeiro já existe e a despesa só aponta para ele.
Configuração #
Antes do primeiro lançamento, alguém com acesso de administrador precisa dizer ao Qubex quais produtos são despesa. Sem isso a tela de lançamento avisa que não há tipo configurado e não deixa seguir.
São quatro passos, feitos uma vez só:
- Crie o tipo de produto. Em Cadastros › Tipo produto, algo como “Despesa reembolsável”.
- Aponte a configuração. Em Contábil › Configurações › Financeiro, campo Tipo de produto das despesas, escolha o tipo que você acabou de criar. É esse campo que enche a lista da tela de lançamento.
- Crie as categorias. Em Cadastros › Grupo produto — Deslocamento, Custas e taxas, Diligência. É por elas que a tela de lançamento agrupa os botões.
- Cadastre os tipos de despesa. Em Suprimentos › Produtos, um para cada: Custas judiciais, Emolumentos de cartório, Quilometragem rodada, Advogado correspondente. Em cada um, marque o Tipo criado no passo 1 e o Grupo do passo 3.
Dois campos do produto mudam o comportamento da tela e vale conhecer:
- Preço padrão — se estiver preenchido, a tela passa a pedir Quantidade e multiplica. É o caso da quilometragem: R$ 2,00 por km, você digita 84, o valor sai R$ 168,00. Se ficar em branco, a tela pede só o valor — que é o certo para custas e estacionamento, onde cada comprovante tem um valor diferente.
- Natureza financeira (aba Fiscal) — é ela que classifica o título quando a Nota de Débito é emitida. Preencha. Um plano de contas que separa repasse de receita costuma ter um grupo próprio para isso (“Valores de terceiros”, “Reembolso e adiantamento de cliente”); é para lá que a despesa deve apontar. Se nenhum produto do fechamento tiver natureza, o Qubex barra a emissão com mensagem — em vez de deixar o título nascer sem classificação e sumir do relatório.
Comece pequeno #
Não tente mapear todos os tipos de despesa que o escritório já teve. Quatro ou cinco que cobrem o dia a dia bastam, e a lista é editável a qualquer momento. Categoria demais no começo só deixa a tela de lançamento mais lenta de usar — e ela é usada com pressa, entre uma audiência e outra.
O que isso muda no seu negócio #
Despesa que fica na planilha é despesa que se perde. O ganho não está em organizar melhor: está em cobrar o que hoje escapa e em parar de pagar imposto sobre dinheiro que só passou pela sua conta.
E como cada linha carrega o processo, a pergunta “quanto esse caso já custou” passa a ter resposta.
Quando dá errado #
A tela de lançamento diz que não há tipo de despesa configurado. Falta o passo 2 da configuração — o campo Tipo de produto das despesas em Contábil › Configurações › Financeiro está vazio.
Lancei a despesa e ela não apareceu no fechamento. Confira três coisas: se Cobrar do cliente está marcado, se o cliente foi preenchido, e se a data da despesa é anterior ao corte do fechamento. Despesa sem cliente não tem de quem cobrar.
O valor saiu multiplicado. O tipo escolhido tem Preço padrão preenchido e a tela multiplicou pela quantidade. Para despesas de valor variável, deixe o preço padrão em branco no cadastro do produto.
A emissão da Nota de Débito foi barrada por falta de natureza. Nenhum dos produtos de despesa daquele fechamento tem Natureza financeira preenchida na aba Fiscal.
